Plan de formación en la empresa: analizando necesidades

Seguimos hablando de formación pero ahora le toca el turno a la formación en las empresas.

En toda organización ( sea pequeña, mediana o grande) es necesario contar con el diseño e implementación de planes de formación como parte del plan estratégico de la empresa.  El Plan de formación cuenta con una serie de beneficios para la empresa y sus trabajadores ya que además de aportar conocimientos, mejora aptitudes y rendimiento en los trabajadores, facilita la superación de deficiencias, resultado de los continuos cambios en el trabajo, facilita oportunidades, incrementa los resultados , mejora la calidad de vida en el trabajo y aumenta la satisfacción personal entre otros. 

Ahora bien, qué entendemos por un plan de formación. Un Plan de Formación es todo el conjunto de actividades con el propósito de mejorar el rendimiento presente o futuro de los trabajadores, aumentando sus capacidades a través de las mejoras de sus conocimientos y habilidades. Estas actividades pretenden el desarrollo en el desempeño del puesto de trabajo y están orientadas a la mejora competitiva y al desarrollo del talento.

Todo plan debe considerar la formación como un proceso continuo y planificado con unos objetivos concretos y con una temporalización y lo más importante que formen parte del plan estratégico y operativo de la empresa de manera que respondan a las necesidades reales de la organización.

El Plan de Formación organizacional será un documento elaborado por la dirección de la empresa con la finalidad de asegurar la formación del sus empleados y contenga los siguientes elementos: temporalización,  las personas a quién va dirigido y cuáles  serán las acciones concretas al igual que los resultados que se esperan, el presupuesto disponible y por supuesto cómo se evaluará el grado de consecución de los objetivos.

Para elaborar un plan de formación se deben seguir un proceso que conste de las siguientes fases:

1. Análisis de la situación de partida.

2. Diseño y planificación de la formación

3. Gestión e impartición de la formación

4. Evaluación de los resultados e impacto de la formación

5. Implementación de acciones de mejora y correctivas.

Es esta ocasión nos vamos a detener en la primera de las fases,  el análisis de la situación de partida o de necesidades ya que es desde donde parte todo el proceso. Esta fase consta de varios pasos:

a) Análisis organizacional

En es etapa es necesario conocer al situación actual y a nivel general de la empresa y por supuesto conocer su cultura organizacional. Identificar cuál es su estrategia y  objetivos, descubrir cuales son sus problemas o  necesidades y conocer si hay ya proyectos y cambios previstos.  

Se trata de una etapa previa donde se realiza un diagnóstico en el que se tenga en cuenta tanto los retos como los obstáculos o dificultades a los que se deberá enfrentar la organización en le desarrollo de la propia empresa y al mismo tiempo del plan de formación.

Para ello se realiza un análisis de los factores externos e internos con las características de la cada empresa y se organizaran en factores positivos/éxito o negativos/ riesgo de forma que puedan contribuir por un lado a la mejora de la competitividad de la organización y por otro lado para la implantación de un plan de formación.

Para ello podemos utilizar los siguientes cuadrantes de análisis como recurso:

a) Factores que condicionan la competitividad de la empresa.

b) Posibilidades de implantación de un plan de formación.

Una vez están claras las metas y el contexto también es importante antes de seguir realizar un análisis de los recursos humanos y físicos disponibles en la empresa. (Organigrama) 

b)Análisis de la tarea

Es necesario para determinar los objetivos instruccionales que se refieren a una actividad en particular de un puesto de trabajo identificar cuales son las las tareas que se tienen que desempeñarse en el puesto de trabajo y los conocimientos destrezas y habilidades necesarias para desempeñar esas tareas. 

El objetivo en esta etapa es realizar una ficha de cada puesto de trabajo u ocupación donde estén las tareas y los conocimientos, habilidades y destrezas para cada una de esas tareas. 

Algunas de las técnicas para la recogida de información son: la observación, cuestionarios, entrevistas en las que estarán implicados tanto los ocupantes del puesto de trabajo como sus supervisores. 

c) Análisis de la persona

Este análisis pretende evaluar cuales son las capacidades del empleado en su puesto de trabajo y determinará cuáles son son necesidades o carencias y para ello se partirá de la tabla de tareas a desempeñar realizadas en el análisis de tareas.

El análisis de toda la información aportará la información necesaria para identificar cuales van a ser las áreas de mejora, aquellas competencias en las que se ha observado deficiencias a subsanar con la formación y por supuesto el nivel de urgencia.

Al final se realizará una ficha personal de cada trabajador  con la que se iniciará la siguiente fase de diseño y planificación de la formación.

Algunos recursos para consultar y en los que he documentado el post:

Diseña el plan de formación de tu empresa. SEPE
Guía de elaboración de planes formativos. Aragón

Detección de necesidades formativas: Una clasificación de instrumentos